ルールは守る

(今朝のFLC&S社内ブログ「福田龍介のよしなしごと」より）

一昨日の登記費用の見積りの事例は現在の「FLC&Sでは殆どない」と申し上げました。これには色々な背景がありますが、一つには「仕組み化」があります。

問題や課題を解決するためには、問題の原因を見つけ、その原因を取り除く（対処方法を決める）ことが必要です。

さらに、その対処方法を属人的でない（だれでも問題をおこさないようにできる）ものにするのが「仕組み化」です。

例えば、書類作成でミスが発生したときに、原因を取り除くよう関係者に注意を促したり周知する、という対処は、属人的対処で、時間が経ち、人が変わっていくと忘れられる危険性があります。

そこで非属人的対処、すなわちミスが起こりにくい仕組みをつくれば、時間が経ち、人が変わってもミスを起こすことを防止できます。

この「仕組み」のあり方は様々ですが、最も基本的なものが「ルール化」です。ミスの原因となった不適切行為の禁止などを明文・視覚でルール化し、共有します。

ただ、ルールが共有されても守られなければ意味がありませんので、遵守させるための担当責任者を決め、定期的な検証（監査）もルール化します。
しかし、このルールも遵守の検証が必要で・・・と無限にルールと検証が必要になってしまいます。

結局最も重要なのは「決まったルールは守る」という意識（「マインドセット」）であり、属人的なものです。

ここでいう「属人的」とはある特定の個人ではなく構成員全員を意味します。

構成員全員に一定のマインドセットが身についた組織そのものが「仕組み」なのです。