最適化の契機

(今朝のFLC&S社内ブログ「福田龍介のよしなしごと」より）

登記申請手続の最適化についてもう少し考えてみます。

みなさんが現在携わっている登記申請手続、即ち、依頼者や関係者と連絡を取り、資料を収集し、本人確認や意思確認を行い、申請書（情報）や関連書類（情報）を作成し（チェックし）、登記を申請する、等々の一連の手続の進め方は、最適ではありません。このことは認識しているでしょうか？

最適化は、現在のやり方が最適ではないことを認識することから始まります。
しかし、実はこの認識を持つことは多くの方にとっては難しいのです。あるやり方が長年にわたり（場合によっては代々承継され）、また大多数の方々の間で行われていると、そのやり方が最適ではないという認識を、それを行っている者自身が持つことは難しくなります。

また逆に、現在のやり方は改善を重ねてきた結果であるという認識があると、さらなる改善が必要、あるいは可能であるという認識は持ちにくくなります。

そういう状況の中で、その認識を持つための要因は２つです。

一つは外部からもたらされる気づきです。同じ結果をだす仕事を複数の者（組織）が行っている場合に、自分よりもより早く、より高い成果を出す者（組織）が登場したときなどに、否応なくそれを認識させられます。

もう一つは外との比較ではなく、自分自身の問題意識です。それまでのやり方について、より早く、より高い成果を出す方法があるのではないかという問題意識をもつことが出来たときです。

そして、これらの認識に基づいて改善が行われたとしても、それで最適化されたとは言えないのです。