ルールも最適化

(今朝のフクダリーガル社内ブログ「福田龍介のよしなしごと」より）

〈3.8 本人が接客中の場合：電話の相手方には接客中である旨を伝えて、外出中の場合と同じ対応をする。ただし、緊急の場合及び本人が「取次可」としている場合は、電話を保留にして、内線電話で呼び出すか、接客中の本人に伝言メモを渡す。※「会議室・応接室マナー」参照のこと〉

ここは今回の見直しで修正（最適化）したところです。
〈緊急の場合〉とありますが、「緊急」かどうかはどうすればわかるのか？

今回の検討での結論は〈自分（他の者）で対応できることでしたら対応します〉という提案を行う中で、わかってくるということです。

また、本人が「取次可」と〈している場合〉とされていますが、原則は「取次不可」ですから、「取次可」はあくまで例外です。

〈3.9　本人が内部打ち合わせ中の場合：ホワイトボードで「取次可」となっている場合は取り次ぐ。「取次不可」の場合は「申し訳ございません、〇〇時まで会議に入っております。」等とお伝えしてから不在時と同様の対応をする。〉

〈内部打ち合わせ中の場合〉とされていますが、今回の検討で、来客の場合も内部打ち合わせの場合も区別はしないことにしました。どちらの場合も対応は同じです。

〈４．伝言する事項ⅰ 社名（支店・部署名）及び氏名、ⅱ 電話番号、ⅲ 用件（折り返し電話か、後刻電話か、伝言があるかなど）、ⅳ 日付及び時刻→原則として、すべてのお客様に氏名・会社名と電話番号はお聞きする。〉
続けて、〈氏名や会社名の漢字を確認していないときは、かなで書いておく。〉とされていますが、これについては誤解されている方もいらっしゃるようです。